Para evitarnos futuros sustos o disgustos en un futuro, y evitárselos a terceras personas, es necesario que cumplamos escrupulosamente ciertos aspectos en cuanto a la protección de datos se refiere.
La Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal tiene como objetivo regular el tratamiento de los datos personales, independientemente del soporte en el que sean tratados. Por lo cual es conveniente, si recabamos datos de nuestros clientes a través de una tienda online, dar de alta nuestra base de datos en la Agencia de Protección de Datos para certificar que los datos solicitados a los clientes serán utilizados únicamente para los fines descritos, y no serán facilitados a terceros.
Lo primero que haremos será entrar en la Web de la Agencia Española de Protección de datos, que encontraremos en www.agpd.es. Una vez abierta, en la parte superior derecha veremos un banner que indica "Notificaciones Telemáticas a la AEPD, inscripción de ficheros". Pulsaremos sobre dicho banner para acceder a la siguiente pantalla.
La siguiente pantalla nos indicará las especificaciones técnicas para poder enviar nuestra solicitud por Internet. Es necesario que tengamos la última versión del Adobe Reader. Si no la tenemos instalada, podemos descargárnosla desde aquí mismo. Una vez hecho, continuaremos pulsando sobre el enlace "obtención del Formulario Nota".
A continuación nos aparecerán una serie de explicaciones e indicaciones para rellenar el formulario, y enviar los datos. Si lo que queremos es inscribir un fichero para una tienda online o página de una empresa particular, iremos directamente abajo y pincharemos sobre el enlace "Formulario NOTA de titularidad privada". Veremos que nos abre un archivo en formato pdf en donde podremos ir introduciendo todos nuestros datos.
Para dar de alta de la forma más sencilla una base de datos de nuestros clientes seleccionaremos las opciones alta (al ser nueva), normal, y formulario en papel. Después de escoger estas opciones iniciales procederemos a completar todos los datos que se nos solicita en el formulario en pdf, y veremos, que una vez relleno, nos imprimirá un resguardo con un código de barras bidimensional, y los datos que hemos introducido. Para finalizar con el proceso de registro lo presentaremos en la AEPD, en cualquiera de los registros y oficinas referidos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, o podremos enviarlo por fax a los números 91 445 25 29 ó 91 448 36 80.
Para ver una guía más completa, ampliaremos información aquí:
Resuelva aquí las dudas más habituales sobre el Formulario NOTA
Con esta incripción del fichero Nota en la Agencia de Protección de Datos, lo que estamos haciendo es certificar que nos hacemos responsables de la seguridad de los datos que nos faciliten nuestros clientes, y que no serán facilitados a terceros sin su consentimiento expreso. También estamos obligados a eliminar los datos de un cliente cuando este nos lo solicite.
Por último, y no menos importante, no debemos olvidar que cuando envíemos un correo a varios de nuestros clientes debemos hacerlo a través de la opción enviar a CCO (con copia oculta), para que no puedan ver al resto de destinatarios a los que se lo enviamos. Puede parecer una tontería, pero si buscamos noticias por la red comprobaremos que la Agencia de Protección de Datos ha comenzado a sancionar a empresas y particulares que enviaban correos dejando direcciones a la vista de los destinatarios.
Tomar esta medida no cuesta nada, y puede ahorrarnos más de un disgusto.
